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トップ > くらし・手続き > 市民活動・コミュニティ > 町内会 > 個人情報保護法に基づき町内会等で注意すべき事項

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個人情報保護法に基づき町内会等で注意すべき事項

最終更新日 2023年4月1日

個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)では、すべての事業者(町内会、自治体、自主防災会等を含みます。)が対象となっています。
町内会等においては、それぞれが個人情報保護法を守って個人情報を取り扱っていくことになりますが、適切な取扱いをしていただくために、次のとおり注意すべき点をまとめましたので、参考にしてください。
なお、詳細については、個人情報保護法を所管する個人情報保護委員会にお尋ねください。

1. 個人情報を集める前

ルール 具体的対応例
個人情報の利用目的をできる限り特定する。 「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配付するため」として、利用目的を特定する必要があります。なお、その場合の利用目的は、必要最低限とする必要があります。

2. 個人情報を集めるとき

ルール 具体的対応例
本人から書面で個人情報を取得する場合には本人に対して利用目的を明示する。 個人情報を集める際に配布する用紙に、上記の利用目的を記載する等の方法により、本人に伝える必要があります。
また、総会や回覧板を利用して周知することで、本人に伝える方法もあります。
要配慮個人情報の取得については、あらかじめ本人の同意を得る。 要配慮個人情報を取得する際には、原則として本人の同意を得てから収集する必要があります。
要配慮個人情報とは、人種、信条、病歴、社会的身分、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、障害、健康診断・検査の結果、医師等からの指導・診療、調剤が行われたこと等の情報です。
個人番号は取得しない。 個人番号は、法令に基づく場合のほかは取得してはいけません。

3. 個人情報を保管するとき

ルール 具体的対応例
集めた個人情報の漏えい防止のために適切な措置を講じる。 町内会等の事務局において、盗難・紛失のないように適切に管理する必要があります。
また、名簿の配布先の会員に対して、盗難や紛失、転売の禁止などの注意を呼び掛けることも必要です。
パソコンで名簿を管理している場合は、パスワードを設定しましょう。
集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続の方法を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。 個人情報を集めるときに配布する書面に、問い合わせ先等を記載し、本人から内容の訂正を求められた場合は、適切に対応する必要があります。
不正な目的等により個人情報の漏えい等が発生した場合には、個人情報保護委員会に報告する。 不正利用、不正な目的によって、個人情報が漏えい等した場合や要配慮個人情報又は1,000人を超える個人情報が漏えい等した場合には、個人情報保護委員会に報告する必要があります。

4. 個人情報を第三者に提供するとき

ルール 具体的対応例
本人以外の者に個人情報を提供する場合はあらかじめ本人の同意を得る。 連絡網などを配付する場合には、個人情報を集める際に「名簿に記載される会員に対して配付する」と伝えたうえで、任意に個人情報を提出してもらえば、同意を得たことになります。
なお、以下のような場合は、同意を得なくても会員以外に名簿を提供することができます。
 ・警察からの書面による照会(法令に基づく場合)
 ・災害発生時の安否確認(人の生命、財産を守るためであって、本人の同意を得ることが困難な場合)
 ・児童虐待の児相等への情報提供(公衆衛生の向上又は児童への健全育成のために特に必要があって、本人の同意を得ることが困難である場合)
提供先などを記録し、一定期間保管する。 名簿には配付先の会員名等が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する必要があります。
また、会員以外の者に名簿を提供した場合は、依頼書等を提出してもらい、保管しておくのがよいでしょう。
個人情報を委託先に提供する場合は適切な監督を行う。 名簿の印刷を業者に委託する場合は、委託先をしっかり選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認する必要があります。(情報の持ち出し禁止、委託された業務以外の利用禁止、返却・廃棄等の事項を記載した書面を提出する等)

5. 国の個人情報保護委員会について

個人情報保護委員会は、個人情報(個人番号を含みます。)の有用性に配慮しつつ、その適正な取り扱いを確保するために設置された独立性の高い機関です。
個人情報保護法質問ダイヤルでは、個人情報保護法等の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えします。

電話番号:03-6457-9849
受付時間:土日祝日及び年末年始を除く9:30~17:30
ホームページはこちら

このページの担当

市民窓口サービス課
TEL:0258-39-2246  FAX:0258-39-7509
メール:shimin_mado@city.nagaoka.lg.jp
庶務課
TEL:0258-39-2203  FAX:0258-39-2275
メール:syomu@city.nagaoka.lg.jp

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